Informačný text pre klientov CPI Hotels Slovakia, s. r. o. o spracúvaní osobných údajov

V tomto dokumente nájdete v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „GDPR“), najdôležitejšie informácie o Vašich osobných údajoch, ktoré spracúva spoločnosť CPI Hotels Slovakia, s. r. o., IČO: 48 094 790, so sídlom Šulekova 1172/20, 811 06 Bratislava, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č.: 103520/B (ďalej ako „CPI Hotels“ alebo „my“).

CPI Hotels je na trhu zastúpená značkami Budha-Bar Hotel Prague, Clarion Hotels, Comfort Hotels, Mamaison Hotels & Residences, Badenia Hotels, Quality Hotels, Private Label Hotels, Ubytovny.cz a Benada Restaurant.

1. Aké údaje spracúvame?

A) Údaje klientov

Na základe Vašej rezervácie (či pobytu bez rezervácie) spracúvame osobné údaje klientov v nasledujúcom rozsahu:

identifikačné a kontaktné údaje (meno a priezvisko, adresa trvalého pobytu, číslo občianskeho preukazu, či obdobného dokladu a prípadne tiež e⁠-⁠mailová adresa a telefónne číslo),
v prípade fyzických osôb – podnikateľov tiež obchodné meno podnikajúcej fyzickej osoby ⁠-⁠podnikateľa, miesto podnikania, IČO, DIČ, údaj o platiteľovi DPH,
v prípade služobných ciest nepodnikajúcich osôb tiež údaje o organizácii, ktorá pobyt objednala, či uhradila,
informáciu o účele pobytu alebo informáciu o tom, že klient je osoba, ktorá nepodlieha kúpeľnému alebo rekreačnému poplatku,
informácie o Vašom členstve vo vernostnom programe,
údaje o Vašom pobyte a využívaných službách a o výške a spôsobe platby za poskytnuté služby (v prípade bezhotovostnej úhrady číslo bankového účtu, či údaje o platobnej karte),
v prípade cudzích štátnych príslušníkov okrem vyššie uvedených údajov aj dátum narodenia, štátnu príslušnosť, číslo cestovného dokladu, číslo víza, adresu trvalého pobytu v zahraničí,
v prípade hostí, ktorí využívajú parkovacie služby nášho hotela, aj evidenčné číslo vozidla.

V našich Badenia hoteloch poskytujeme nielen ubytovanie, ale aj kúpeľnú liečbu. Okrem vyššie uvedeného spracúvame aj tieto údaje:

diagnostické údaje získané priamo od vás naším lekárom počas vstupnej lekárskej prehliadky,
údaje o zdravotných službách, ktoré vám boli poskytnuté v našich zariadeniach, a o priebehu vašej liečby (lekárske vyšetrenie, prípadné zdravotné komplikácie počas pobytu atď.)

B) Fotografická dokumentácia z organizovaných podujatí

Pri nami organizovaných podujatiach vyhotovujeme v primeranom rozsahu fotodokumentáciu (situačné zábery z podujatí) za účelom následného zverejnenia vybraných fotografií na našej webovej stránke na propagačné účely CPI Hotels. Týmto spôsobom primárne nezobrazujeme návštevníkov konkrétneho podujatia, ale skôr celkovú atmosféru podujatia, snímky nezverejňujeme v detailnom zábere, ani nepripájame popisy konkrétnych osôb zúčastnených na podujatí. Podľa odborného stanoviska Úradu na ochranu osobných údajov v takýchto prípadoch nejde primárne o ochranu osobných údajov, ale o ochranu súkromia podľa Občianskeho zákonníka, preto sa súhlas so spracovaním osobných údajov pri "ilustračných" snímkach nevyžaduje.

Návštevníci sú na vyhotovovanie fotografií vopred upozornení prostredníctvom piktogramu fotoaparátu, naši fotografi sú viditeľne označení a fotografie sa vyhotovujú len v hlavnom priestore podujatia, takže návštevníci majú vždy možnosť zdržiavať sa v priestoroch, kde sa fotografie nevyhotovujú. Ak máte akékoľvek pochybnosti alebo otázky týkajúce sa vyhotovovania fotodokumentácie, môžete nás kontaktovať na nižšie uvedených kontaktoch.

2. Na základe čoho a za akým účelom Vaše osobné údaje spracúvame?

A) Spracovanie potrebné na splnenie zákonných povinností

Poskytnutie a spracovanie všetkých vyššie uvedených osobných údajov, s výnimkou vašej e-mailovej adresy a telefónneho čísla a informácií o vašom členstve vo vernostnom programe, je nevyhnutné na účely plnenia našich zákonných povinností, najmä tých, ktoré vyplývajú zo zákona o miestnych daniach a zákona o pobyte cudzincov na území Českej republiky, ako aj z účtovných a daňových predpisov.

B) Spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvného vzťahu

Spracúvanie Vašich identifikačných údajov a údajov o Vašom pobyte a o poskytnutých službách a o výške a spôsobe ich úhrady je nevyhnutné na účely plnenia zmluvného vzťahu týkajúceho sa Vášho pobytu, teda zaistenia objednávok a rezervácií, uzavretia a plnenia zmlúv týkajúcich sa nami ponúkaných a poskytovaných ubytovacích, stravovacích a súvisiacich služieb.
V prípade kúpeľnej starostlivosti spracúvame údaje vyplnené v registračnej karte, údaje o vašich liečebných pobytoch a zdravotných službách, ktoré vám boli poskytnuté v našich zariadeniach, ako aj údaje o úhrade pobytu. Tieto údaje spracúvame na základe právneho vzťahu medzi vami a CPI Hotels, ktorého predmetom je poskytovanie kúpeľnej a rehabilitačnej starostlivosti a súvisiacich služieb (ubytovanie, stravovanie atď.). Účelom takéhoto spracúvania je poskytovanie týchto služieb.

Dôsledky neposkytnutia údajov

Bez poskytnutia uvedených údajov vám nemôžeme poskytnúť naše ubytovacie služby. Na poskytovanie stravovacích a iných služieb nepotrebujeme žiadne vaše osobné údaje, a preto ich na tento účel nezhromažďujeme ani nespracúvame.

C) Spracúvanie nevyhnutné na účely oprávneného záujmu

Vaše osobné údaje v rozsahu meno, priezvisko, e⁠-⁠mailová adresa a informácie o Vašom pobyte spracúvame na základe nášho oprávneného záujmu na účely priameho marketingu, účelom spracúvania je tu výhradne možnosť zasielať Vám marketingové a obchodné informácie, teda informácie o zaujímavých novinkách, zľavách a pod., které jsou obdobné a souvisejí se službami, které jste u nás již využili.

Zasielanie obchodných oznámení máte možnosť vopred odmietnuť. V prípade zasielania obchodných oznámení môžete kedykoľvek namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov na účely zasielania obchodných oznámení a my tieto oznámenia prestaneme zasielať.

Osobné údaje v takom istom rozsahu spracúvame tiež na zasielanie dotazníkov spokojnosti po pobyte v našich hoteloch, za účelom overiť Vašu spokojnosť s našimi službami a trvale zvyšovať kvalitu našich služieb pre Vás.

V našich hoteloch nedochádza k prípadom spochybnenia poskytnutých služieb našimi hosťami. Pokiaľ by k takému prípadu došlo, boli by sme nútení spracúvať údaje o poskytnutých službách v rozsahu nevyhnutnom na vedenie takéhoto sporu, a to výhradne za účelom ochrany našich práv v takomto spore. Taktiež by sme boli nútení spracúvať nevyhnutné údaje aj v prípade neuhradenia platieb za naše služby, či v prípade nám spôsobenej škody.

D) Spracúvanie na základe súhlasu

Na základe Vášho súhlasu alebo nastavenia povolení používaných aplikácií vo Vašom internetovom prehliadači spracúvame technické informácie získané pri návšteve našich internetových stránok – podrobne viď. separátny informační text dostupný na https://www.cpihotels.com/cookies.

Ponúkame služby siete wi-fi a môžete si vybrať platené alebo bezplatné pripojenie. V prípade pripojenia máte možnosť udeliť spoločnosti CPI Hotels súhlas s použitím údajov o vašej e-mailovej adrese na účely zasielania obchodných oznámení podobných a súvisiacich so službami, ktoré ste u nás využili.

Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať, a to buď priamo v e-maile s obchodným oznámením, alebo zaslaním odvolania súhlasu na našu adresu (CPI Hotels Slovakia, s. r. o., so sídlom Šulekova 1172/20, 811 06 Bratislava) alebo e-mailom na dp@cpihotels.com. Odvolanie súhlasu je účinné doručením takejto komunikácie spoločnosti CPI Hotels. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

E) Automatizované spracúvanie Vašich údajov

Vaše osobné údaje v žiadnom prípade nebudú použité na automatizované rozhodovanie, či iné automatizované spracúvanie, ktoré by pre Vás malo právne účinky alebo by sa Vás obdobným spôsobom významne dotýkalo.

3. Zdroj osobných údajov

Všetky vyššie uvedené údaje získavame priamo od Vás, v súvislosti s rokovaním o uzavretie zmluvy a poskytovaní ubytovacích a stravovacích služieb.

alebo

pokiaľ Vám rezerváciu našich služieb zaistila iná osoba (typicky to býva zamestnávateľ v prípade služobných ciest), získavame Vaše základné identifikačné a kontaktné údaje priamo od tejto osoby.

alebo

pri rezerváciách zadaných prostredníctvom rezervačných portálov, nám Vaše základné identifikačné a kontaktné údaje odovzdáva rezervačný portál.

4. Ako dlho Vaše osobné údaje spracúvame?

Vaše osobné údaje spracúvame po dobu Vášho pobytu v našom hoteli. Následne po jeho ukončení spracúvame len:

Údaje, pri ktorých nám povinnosť ich spracúvania vyplýva z relevantných právnych predpisov, a to len po dobu, ktorá je nevyhnutná podľa týchto právnych predpisov. (Napr. účtovné a daňové doklady, ktoré Vám vystavujeme, obsahujú tiež niektoré Vaše osobné údaje (meno a priezvisko, typ poskytnutej služby, dátum vystavenia dokladu). Tieto doklady uchovávame len na účely splnenia povinností stanovených relevantnými účtovnými a daňovými právnymi predpismi, počas doby stanovenej týmito predpismi).
Vaše meno, priezvisko, e-mailová adresa a informácie o vašom pobyte na účely priameho marketingu CPI Hotels (zasielanie informácií o zaujímavých novinkách alebo zľavách na naše služby atď.) a na zasielanie prieskumov spokojnosti. Údaje na zasielanie prieskumov spokojnosti spracúvame len do vyhodnotenia prieskumov.
Údaje nevyhnutné na účely existujúcich, či reálne hroziacich sporov. Tieto údaje spracúvame len do doby právoplatného rozhodnutia sporu a splnenia povinností vyplývajúcich z rozhodnutia, resp. do doby, v ktorej môže podľa platných právnych predpisov prípadne dôjsť ku sporom o poskytnuté služby.
Údaje o súboroch cookie a protokolové údaje spracúvame len počas obdobia uvedeného v informáciách o súboroch cookie na jednotlivých webových stránkach hotelov patriacich do skupiny CPI Hotels.

Po uplynutí vyššie uvedených dôb Vaše osobné údaje pravidelne likvidujeme, a to v papierovej i elektronickej forme.

5. Komu Vaše osobné údaje sprístupňujeme, či poskytujeme?

A) Odovzdanie tretím stranám

Vaše osobné údaje poskytujeme orgánom verejnej moci, ak povinnosť ich poskytnutia vyplýva z platných a účinných právnych predpisov (typicky ide o údaje, ktoré spracúvame na základe zákona o miestnych daniach alebo zákona o pobyte cudzincov v Českej republike) a v rámci partnerskej hotelovej siete.

V prípade služieb kúpeľnej starostlivosti vaše osobné údaje nikomu neposkytujeme; naši lekári a ďalší zdravotnícky personál sú zamestnancami CPI Hotels.

B) Sprostredkovatelia

Na účely zaistenia niektorých podporných služieb (napr. zasielanie marketingových oznámení, skvalitňovanie komunikácie a segmentácie ponúk, zaistenia on⁠-⁠line hotelových rezervácií, spracúvanie cookies) využívame služby sprostredkovateľov. Jedná sa vždy o spracúvanie uskutočňované výhradne pre našu spoločnosť a na základe našich pokynov. U všetkých sprostredkovateľov dbáme na ich výber z hľadiska dôveryhodnosti a kvality služieb, vrátane zabezpečenia spracúvaných osobných údajov. Spracúvanie je možné len na základe zmluvy uzatvorenej medzi CPI Hotels a sprostredkovateľom, ktorá sprostredkovateľa zaväzuje k rovnakej miere ochrany osobných údajov, akú poskytuje sama CPI Hotels. O sprostredkovateľoch, s ktorými aktuálne spolupracujeme, Vás na požiadanie budeme informovať.

C) Prenos do zahraničia

Naši sprostredkovatelia sídlia a spracúvajú osobné údaje v Českej republike alebo v inej krajine EÚ. Iba v prípade zasielania a vyhodnocovania dotazníkov spokojnosti a v prípade niektorých rezervačných systémov využívame sprostredkovateľov v USA. Ide vždy o renomované spoločnosti v rámci medzinárodných hotelových, rezervačných a podobných sietí, ktoré poskytujú služby pre hotely v celosvetovom meradle.

Okrem vyššie uvedeného neprenášame osobné údaje mimo EÚ.

6. Akým spôsobom CPI Hotels zaisťuje ochranu osobných údajov

Všetky osoby, ktoré na našej strane prídu do styku s osobnými údajmi, majú uloženú povinnosť zachovávať mlčanlivosť o spracúvaných osobných údajoch i o bezpečnostných opatreniach k ich ochrane. Táto povinnosť trvá i v prípade ukončenia ich právneho vzťahu s CPI Hotels, poprípade so sprostredkovateľom.

7. Vaše práva podľa platnej právnej úpravy

Podľa platnej právnej úpravy ochrany osobných údajov máte nasledujúce práva:

- právo na prístup k Vašim osobným údajom, ktoré spracúvame; toto zahŕňa právo získať od CPI Hotels nasledujúce informácie:

potvrdenie, či CPI Hotels spracúva Vaše osobné údaje,
prístup k týmto osobným údajom,
informácie o účeloch spracúvania,
o kategóriách dotknutých osobných údajov,
informácie o priezviskách alebo kategóriách príjemcov, ktorým budú osobné údaje sprístupnené,
o plánovanej dobe uloženia, či kritériách k jej stanoveniu,
o existencii práva požadovať opravu alebo výmaz osobných údajov, alebo obmedzenia ich spracúvania, či práva vzniesť námietku proti tomuto spracúvaniu,
o práve na začatie konania o ochrane osobných údajov,
o všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, pokiaľ nie sú získavané od subjektu údajov – od Vás,
o tom, či dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania,
o vhodných zárukách pri presune osobných údajov mimo EU,
v prípade, že nebudú nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb, i kópiu osobných údajov.

- právo na opravu Vašich osobných údajov v prípade, že by boli v ktoromkoľvek smere nesprávne, nepresné, či neúplné; opravu uskutoční CPI Hotels s ohľadom na technické možnosti bez zbytočného odkladu,

- právo požadovať výmaz osobných údajov v prípadoch stanovených GDPR, napr. v prípade odvolania súhlasu so spracúvaním, či vznesenia námietky proti spracúvaniu, v prípade protiprávneho spracúvania osobných údajov, v prípade, keď osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli spracúvané a pod., môžete teda požiadať o výmaz Vašich osobných údajov, táto možnosť však neplatí v prípade, kedy je spracúvanie nevyhnutné na splnenie právnej povinnosti a v niektorých ďalších prípadoch stanovených GDPR

- právo požadovať obmedzenie spracúvaných osobných údajov v prípadoch predpokladaných GDPR, ako je napr. v prípade, kedy popierate presnosť osobných údajov, vznášate námietku voči spracúvaniu a pod.

- právo na prenositeľnosť tých údajov, ktoré ste nám poskytli a ktoré spracúvame automatizovane, na základe Vášho súhlasu, či na základe nevyhnutnosti ich spracúvania na splnenie zmluvy s Vami, alebo na uskutočnenie opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy na Vašu žiadosť. V takých prípadoch Vám umožníme získať Vaše osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, v prípade ak to bude technicky uskutočniteľné, ich priamo odovzdáme inému, Vami určenému správcovi,

- právo vzniesť námietku proti spracúvaniu Vašich osobných údajov založenému na nevyhnutnosti spracúvania na účely oprávnených záujmov, vrátane spracúvania na účely priameho marketingu. Pokiaľ v takom prípade nepreukážeme závažné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami alebo právami a slobodami, alebo na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov, nebudeme v takom prípade Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.

- právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov zaslaním výslovného oznámenia na našu adresu (CPI Hotels Slovakia, s. r. o., IČO: 48 094 790, so sídlom Šulekova 1172/20, 811 06 Bratislava), či e⁠-⁠mailovú adresu dp@cpihotels.com. Odvolanie súhlasu je účinné po doručení takéhoto oznámenia Podľa GDPR odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracovania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

- právo nebyť predmetom žiadneho rozhodnutia založeného výhradne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, ktoré má pre Vás právne účinky alebo sa Vás obdobným spôsobom významne týka, s výnimkou prípadov v GDPR výslovne uvedených,

- okrem vyššie uvedeného máte v prípade, kedy sa domnievate, že spracúvaním Vašich osobných údajov je porušené GDPR, právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov na dozornom orgáne, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27.

8. Naše kontaktné údaje

V prípade akýchkoľvek nejasností, či dotazov ohľadom spracúvania Vašich osobných údajov sa na nás môžete kedykoľvek obrátiť písomne na adrese CPI Hotels Slovakia, s. r. o., so sídlom Šulekova 1172/20, 811 06 Bratislava, či na e⁠-⁠mailovej adrese nášho koordinátora ochrany osobných údajov dp@cpihotels.com.

9. CPIPG

CPI Hotels je súčasťou skupiny CPI Property Group ("CPIPG"). Informácie o ochrane údajov v rámci CPIPG nájdete tu: https://cpipg.com/en/data-protection-policy.